دفتر خدمات بازرگانی

چالش‌ها

1- حجم زیاد مراجعات و انتظار بازرگانان برای بررسی و حل پرونده خود

2- زمان‌بر بودن ملاقات‌ها و بررسی پرونده‌های بازرگانان

3- ضررهای سنگین به بازرگانان به دلیل زمان‌بر شدن فرایند بررسی پرونده‌های خود

4- مراجعات کاذب برای پرونده‌هایی که تأیید شده‌اند و در فرایند تخصیص ارز هستند

 

 

راهکارها

تیم مشاوره با برگزاری چند جلسه حضوری و تلفنی با ریاست محترم دفتر خدمات بازرگانی وزارت صمت و پس از تحلیل نیازها و با بررسی شرایط راهکارهای زیر را پیشنهاد و پیاده‌سازی نمود:

الف) راه اندازی سامانه‌ای جهت تعیین وقت ملاقات برای بازرگانان:

1- مجهز به تقویم کاملاً شمسی 2-تفکیک زمان ملاقات بر اساس ساعت 3-تعیین تعداد ملاقات برای هر ساعت 4- تعریف ساعت‌های جلسه، تعطیلی و ... 5- ارسال پیامک زمان ملاقات به بازرگان

ب) راه اندازی گردش کار مجازی:

1- بدون نیاز به حضور بازرگان و امکان درخواست بررسی پرونده به صورت آنلاین 2- تعریف کارشناسان مربوط به بخش‌های مختلف برای بررسی پرونده‌های مربوط به خود 3- تعریف کامل سطح‌های کاربری کارشناس، کارشناس ارشد، مدیر و ... 4- اطلاع‌رسانی پیامکی و همچنین امکان مشاهده وضعیت پرونده در سامانه به صورت آنلاین برای بازرگان

ج) راه اندازی بخش انتقادات و پیشنهادات:

1- بازرگان به راحتی می‌تواند در سایت نظرات و پیشنهادات خود را بیان کند. 2- در صورت ورود شماره برای پیگیری، پاسخ مدیریت اتوماتیک به بازرگان پیامک می‌شود

د) پنل مدیریتی سریع و راحت:

1- امکان بارگزاری فایل اکسل برای پرونده‌های تایید شده، رد شده و ارتباط کامل با قسمت گردش کار و وقت ملاقات 2- دسترسی داینامیک به تنظیمات سامانه و خودداری از hardcode 3- امکان تغییر راحت الگوی پیامک‌ها و مقادیر پویا برای پیامک‌ها 4- بخش اخبار و اطلاعیه‌ها با ویرایشگر حرفه‌ای برای انتشار خبرها و اطلاعیه‌های جدید